Cómo tener una reunión super eficaz, según Google

El reunir a tu equipo para entablar una reunión, sin importar el motivo, puede llegar a ser algo complicada si no sabes manejar las diversas situaciones que pueden llegar a ocurrir o discutirse.

¿Alguna vez te has preguntado cómo los ejecutivos más exitosos manejan una reunión

Sobre todo en grandes empresas donde existe hay mayores responsabilidades, lo que hace que para que un proyecto salga adelante, se necesite de las mejores tomas de decisiones de muchísima gente que, en muchos casos, al no existir un líder claro, se convierten en reuniones improductivas.

Precisamente, según una encuesta de Atlassian, se pierde hasta 31 horas en reuniones improductivas al mes, que son casi 4 días enteros de trabajo. Pero, veamos el caso de Google.

Larry Page y Google

Una de las primeras acciones que hizo uno de sus fundadores, Larry Page, a su retorno a la compañía, fue enviar un mail a todos los empleados pidiendo que se cambiara la manera de hacer reuniones. Así que a grandes rasgos, las claves fueron éstas:

– Las reuniones deben tener un propósito, normalmente es resolver problemas y tomar decisiones. Por ello siempre debe haber al menos una persona en cada reunión con capacidad de tomar esas decisiones.

– Nunca deben haber más de 10 personas en una reunión.

– Todos participan, si una persona no participa activamente en una reunión entonces no debería estar presente.

– Si hay una decisión que bloquea un proyecto, y no hay alternativa a celebrar una reunión para tomar esa decisión, entonces la reunión debe celebrarse lo más pronto posible, si puede ser de inmediato.

Como en cualquier aspecto de la productividad personal y colectiva, todo parece bastante de sentido común, pero hoy, casi nada de esto se cumple en las empresas.

Como se habrá notado, el objetivo es claro: eliminar los comités y seguir actuando como una startup al momento de tomar decisiones, con el fin último de entregar más valor más rápido.

Cómo eliminar la mayoría de las reuniones

Page siempre decía que las reuniones no se convocan solas, pues siempre hay personas detrás de ello. Por eso de nada sirve quejarse de las reuniones si la persona responsable y comprometida con la compañía no da ejemplo.

“La clave para eliminar las reuniones es no ser perezosos y sí valientes. Con un poco de esfuerzo se puede analizar el problema, averiguar las diversas alternativas y seleccionar la que más valor aporta“, comentó en alguna vez Page y, que en Google, la tendencia no es a jerarquizar la empresa sino a dividir por producto y organizar equipos de trabajo en lugar de departamentos.

Está claro que no todas las reuniones son una completa pérdida de tiempo y algunas son necesarias. Algunas empresas ya se están aplicando la metodología de Google que, en realidad no es cosa de otro mundo, sino que para lograr pequeñas victorias y mejorar, los primeros que debemos cambiar son sus líderes dando el ejemplo y educar.

Y al observar los cambios que introdujo Google en el manejo de sus reuniones, no es extraño que la empresa esté desde 2006 en el Top 10 de las empresas más innovadoras según el ranking que elabora la Boston Consulting Group cada año. Digno de aplauso.

Vía: canasto.es

Sobre Pedro O 27115 Artículos
Editor en Jefe de Pymex desde 2014

Artículos Relacionados