Funciones y responsabilidades de la Secretaria Administrativa

Estas, muchas veces son las encargadas de los lineamientos generales para el desarollo personal y talento humano enlace entre la gerencia y los departamentos de una empresa. Conoce cuales son las responsabilidades y funciones de una Secretaria Administrativa aquí.

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Una Secretaria Administrativa o asistente administrativa, que trabaja para un gerente desempeña una serie de tareas similares a las de una asistente de oficina.

Sin embargo, el enfoque del trabajo es de los proyectos de su jefe y no de todo el departamento o de todos los empleados de la compañía. Las tareas incluyen el manejo de las comunicaciones verbales y escritas, la preparación de documentos, la organización de la oficina y la gestión de los proyectos.

Funciones

La Secretaría Administrativa se encarga de:

  • Proponer e instrumentar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para salvaguardar los bienes institucionales.
  • Verificar la exactitud y seguridad de los datos contenidos en el registro de las operaciones presupuestales y contables.
  • Desarrollar la eficiencia del control de gestión, así como supervisar la correcta administración de los recursos financieros, humanos y materiales de la entidad.
  • Atender con oportunidad, eficiencia y eficacia, los requerimientos de las diversas áreas.
  • Velar por el cumplimiento de las leyes, normas y reglamentos aplicables en el ámbito de su competencia y coadyuvando en todo momento al logro de los objetivos institucionales.

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  • Coadyuva en la formulación del plan de distribución anual del presupuesto para gasto corriente e inversión física para su aprobación.
  • Contribuye en la definición de criterios y prioridades de asignación de recursos para el correcto desempeño de las labores administrativas y el oportuno suministro de los servicios e infraestructura necesarios.
  • Establecer las medidas de control interno que garanticen la sujeción al monto autorizado para los programas y partidas presupuestales.
  • Permiten el manejo eficiente de los recursos financieros.
  • Reducen los riesgos de errores por afectaciones incorrectas del gasto real e ineficacia en el ejercicio presupuestal en materia de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria.

Responsabilidades de la secretaria administrativa:

  • Establecer  las medidas de control interno que aseguren el uso racional y transparente del presupuesto autorizado a la entidad.
  • Vigilar el cumplimiento estricto de las disposiciones enmarcadas en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público federal y su Reglamento, el Presupuesto de Egresos de la Federación y demás Leyes aplicables en la materia.
  • Supervisar que el sistema de contabilidad del Centro este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los activos, pasivos, ingresos costos, gastos, avance en la ejecución de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia del gasto público federal.
  • Vigilar que el sistema contable del organismo, así como las modificaciones que se generen por motivos de su actualización, cuenten con las autorizaciones legales para su funcionamiento y operación.

Finalmente, la Secretaria Administrativa es la encargada de definir los lineamientos generales para el correcto funcionamiento del sistema de capacitación y desarrollo del personal, y conjuntamente con la comisión mixta de capacitación y adiestramiento, aprobar el programa anual correspondiente.

Vía: administracion.cinvestav.mx

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