Cómo evitar el fraude dentro de la Pyme

Conocer a fondo los procesos financieros y contables de la empresa resulta indispensable para reaccionar a tiempo ante una posible malversación.

Segmenta responsabilidades.

Ningún empleado debe controlar una transacción financiera de principio a fin.

Al dividir las responsabilidades, será más difícil para el empleado manipular los registros para ocultar el fraude.

Ante todo, precaución.

La precaución es un arma sencilla, pero que evita muchos fraudes.

Algunas acciones que parecieran obvias permiten asegurar el patrimonio, o al menos dificultar que se cometa un ilícito.

No permitir que los empleados de poca confianza tengan la oportunidad de destruir o sustraer evidencia de…

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Conocer a fondo los procesos financieros y contables de la empresa resulta indispensable para reaccionar a tiempo ante una posible malversación.

Segmenta responsabilidades. Ningún empleado debe controlar una transacción financiera de principio a fin. Al dividir las responsabilidades, será más difícil para el empleado manipular los registros para ocultar el fraude.

Ante todo, precaución. La precaución es un arma sencilla, pero que evita muchos fraudes. Algunas acciones que parecieran obvias permiten asegurar el patrimonio, o al menos dificultar que se cometa un ilícito. No permitir que los empleados de poca confianza tengan la oportunidad de destruir o sustraer evidencia de la malversación es una recomendación de los expertos.

El propietario de la empresa o un contador externo deben ser quienes reciban todos los meses los estados bancarios en sobres cerrados y los cheques anulados. Al hacerlo deberá revisar cada cheque detenidamente, verificar a quién se le ha pagado, las firmas y que los endosos sean correctos.

El sitio Small Business Network de American Express, alerta sobre algunas posible señales de fraude en los cheques como aquellos dirigidos a proveedores o personas desconocidas, por concepto de efectivo mayores que los montos que mantiene en la caja chica, firmas que parecen falsificadas y aquellos con faltantes o números de cheques no correlativos.

También alerta por cheques pagados a terceros, pero endosados por alguien de su empresa o aquellos donde no coincide el beneficiario con el nombre del registro.

Vigila de cerca los cheques. Small Business Network da más recomendaciones sobre los cheques:

• No descuides los cheques de la empresa, manténgalos en un cajón con llave y bien vigilados.
• Utiliza sólo estos documentos previamente numerados y revise frecuentemente si se registran números faltantes.
• Implementa un procedimiento de “cheque anulado”, donde se requiera que tú como propietario o administrador valides siempre este procedimiento.
• Exige que todos aquellos destinados con una cifra superior a un valor nominal, lleven dos firmas. Una de ellas, por supuesto, será la tuya.
• Y, por último, nunca firmes un cheque en blanco.

Revisa tus cuentas por cobrar. Otro medio efectivo para evitar el robo o fraude es repartir entre dos o tres empleados la tarea de verificar y contabilizar los recibos que ingresan. Otra medida efectiva es investigar en persona los reclamos de clientes que aseguren que no se les ha asignado crédito por concepto de los pagos realizados.

Pon atención a los detalles. Un empleado que está malversando fondos debe esforzarse permanentemente por ocultar este tipo de robo. Muchos pequeños empresarios se sorprenden al descubrir que trabajadores que nunca tomaban vacaciones ni se ausentaban por motivos de salud, en realidad les estaban robando.

En el caso de un fraude, la razón de esta actitud ‘ejemplar’ radica en que estos empleados deben estar permanentemente en la oficina para cubrir todo rastro de sus acciones. En el caso de sospechas de un fraude, expertos recomiendan dar vacaciones a los encargados de contabilidad al menos una vez al año, de preferencia a fin de mes para aprovechar este tiempo y tener una auditoría externa.

Las auditorías, grandes aliadas. Al menos una vez al año, contrata algún despacho externo para que haga una auditoría de la contabilidad de la empresa. Esto ayudará a hacer más difícil ocultar un fraude o una malversación por parte de un empleado.

La auditoría no debe ser programada, sino sorpresiva y nunca debe llevarse a cabo en la misma fecha que el año anterior. Si sospechas de un fraude, otra opción es optar por una investigación más especializada, en lugar de una auditoría general, pues éste proceso apunta directamente a descubrir y evitar estos ilícitos.

Al buen entendedor… Generalmente los fraudes se presentan cuando la contabilidad está desordenada o no tienen ninguna supervisión, lo que permite a un empleado quedarse con efectivo y recibos.

Como empresario y dueño de la compañía, tu obligación es estar familiarizado con el sistema de contabilidad y el registro de tu negocio para revisarlos con facilidad y detectar los posibles errores. Si de plano no se dan los números, pide a tu contador que te explique detalladamente la información, y si no queda claro, vuelve a preguntar, hasta que lo comprendas.

Fuente: Diario Pyme

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