¿Cuáles son las funciones de una Secretaria?


Una Secretaria - mayormente avocada a las labores de oficina como mayormente se le reconoce- es a menudo el elemento que mantiene la cohesión en una oficina o negocio, proveyendo apoyo a una variedad de empleados y departamentos.

En nuestros país, las secretarias no necesitan ninguna educación formal, pero la•••

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Una Secretaria – mayormente avocada a las labores de oficina como mayormente se le reconoce- es a menudo el elemento que mantiene la cohesión en una oficina o negocio, proveyendo apoyo a una variedad de empleados y departamentos.

En nuestros país, las secretarias no necesitan ninguna educación formal, pero la mayoría de empresas prefieren que ellas cuenten con cursos de computación y otras habilidades relacionadas con la oficina.

De tal modo que es una de las profesiones que más abundan donde sus sueldos profesionales difieren de acuerdo al tipo de empresa donde laboran y que mayormente empiezan  con una contratación con un sueldo mínimo sin muchos beneficios laborales.

Roles y funciones de la Secretaria

Ya que la Secretaria es a menudo la primera impresión que las personas tienen de la empresa, debe mantener una apariencia y una conducta profesional en todo momento. El uso correcto de etiqueta y una actitud amigable son una parte importante de su labor en toda compañía.

También la Secretaria juega un papel importante en el proceso de comunicación dentro de la oficina y de la empresa. Ella toma llamadas, las transfiere a la persona adecuada o toma mensajes, hace llamadas telefónicas a los clientes y provee información o direcciones a los que solicitan ayuda.

Además de la comunicación por teléfono, la Secretaria oficinista también se involucra en la correspondencia escrita y por correo electrónico. Los ejecutivos y gerentes pueden pedirle a la Secretaria que escriba cartas o que responda las consultas de los clientes.

Ya sea que la comunicación se dé por teléfono, a través de cartas o por correo electrónico, la Secretaria debe comunicarse siempre de una manera profesional, manteniendo la reputación que la empresa ha construido con trabajo.

Si la empresa está involucrada en la venta de productos o servicios, los registros de ventas, el inventario y las peticiones de los clientes necesitan ser actualizadas a diario.

Así que la Secretaria introduce los pagos hechos por los clientes y quizá también asiste al departamento de contabilidad con los registros actualizados de los pagos enviados a los proveedores. Además de los registros relacionados con las ventas, la Secretaria también mantiene un registro de las juntas por medio de minutas.

De igual forma ella mantiene un registro provee a la compañía una historia de lo que ha ocurrido y puede ser vital para el progreso de la empresa. Las secretarias pasan muchas horas actualizando y manteniendo los registros escritos y a computadora.

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