Funciones y Responsabilidades de un Recepcionista

Un recepcionista es el primer contacto empresarial con el que un individuo se encuentra a la hora de llegar a la organización.

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Su trabajo se realiza, mayormente, al frente de una mesa de la organización.

En la mayoría de los casos, es el primer contacto empresarial con el que un individuo se encuentra a la hora de llegar a la organización. Una de sus responsabilidades principales es la de recibir las visitas entrantes y las llamadas telefónicas.

A continuación te presentamos las funciones y responsabilidades de un Recepcionista

  • Recepcionista

Funciones

  • Recibir las llamadas entrantes y canalizarlas a las distintas áreas de la empresa
  • Efectuar las llamadas que le sean requeridas, en tiempo oportuno, manteniendo informados a los usuarios del status de su solicitud.
  • Enviar, recibir y archivar fax.
  • Tramitar solicitud de taxi.
  • Mantener un registro de las llamadas.
  • Gestionar la distribución de la correspondencia externa recibida
  • Recibir a los visitantes, propiciando la atención por parte de la persona requerida, cuidando los aspectos de seguridad establecidos en la empresa para el ingreso de visitantes.

Responsabilidad y Autoridad

  • Utilizar eficientemente los recursos asignados (equipos, horas hombre).
  • Utilizar, resguardar y mantener la confidencialidad de la información suministrada por la organización y por el Cliente.
  • Mantener y cumplir los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización.
  • Cumplir con las normas y procedimientos de seguridad y salud en el trabajo.

Condiciones del lugar de Trabajo en concordancia con las normas

  • Iluminación artificial eficiente
  • Iluminación natural eficiente
  • Clima controlado, frío, calor y humedad
  • Buen ambiente de trabajo
  • Ventilación adecuada

Riesgos puntuales del sitio o puesto de trabajo.

  • Riesgos generales

Medidas para evitar los riesgos

  • Revisión del lugar de trabajo antes de iniciar las labores diarias y al finalizar las mismas.
  • Tratar en lo posible el mantener limpio y ventilado el área de trabajo
  • Mantenerse alerta ante las condiciones inseguras y los riesgos generales del lugar de trabajo.

Si alguien decide dedicarse a esta profesión tiene que saber que será el primer contacto con la compañía y que proporcionará el apoyo administrativo necesario a lo largo de toda la organización.

Será la encargada de gestionar el flujo de gente a lo largo del día y de asegurarse de que todas las tareas de la administración hayan sido completadas de forma precisa, a tiempo, con alta eficiencia y calidad.

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