Liderazgo y Motivación – Diez ‘ladrones de tiempo’ en la oficina que reducen la productividad de los trabajadores

Diez 'ladrones de tiempo' en la oficina que reducen la productividad de los trabajadores La productividad laboral en Espaa sigue siendo una asignatura pendiente.

En general, los trabajadores tienden a pasar muchas horas en su puesto laboral, pero parte de ese tiempo se pierde en actividades y ocupaciones poco productivas, relacionadas o no con el proprio trabajo.

En 2016, la OCDE (Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Europeo) ya aseguraba que de media, los trabajadores espaoles pasaban unas 1.

701 horas al ao en su puesto laboral, es decir, unas 36,5 horas semanales de media.

Cifra que se mantuvo en…

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Diez ‘ladrones de tiempo’ en la oficina que reducen la productividad de los trabajadores

La productividad laboral en Espaa sigue siendo una asignatura pendiente. En general, los trabajadores tienden a pasar muchas horas en su puesto laboral, pero parte de ese tiempo se pierde en actividades y ocupaciones poco productivas, relacionadas o no con el proprio trabajo. En 2016, la OCDE (Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Europeo) ya aseguraba que de media, los trabajadores espaoles pasaban unas 1.701 horas al ao en su puesto laboral, es decir, unas 36,5 horas semanales de media. Cifra que se mantuvo en 2018 y que sigue colocando a Espaa entre el grupo de pases donde ms tiempo se dedica al trabajo. Ms que, por ejemplo, en Reino Unido, Francia, Suecia, Holanda, Noruega, Dinamarca o Alemania, y, sin embargo, el rendimiento y la productividad son menores.

Algunos estudios han cuantificado que el tiempo perdido en el trabajo llega a suponer un 30% del total de la jornada laboral. “Las distracciones o ladrones del tiempo reducen la productividad mucho ms de lo que creemos debido al esfuerzo que despus supone recuperar la concentracin en lo que se estaba haciendo”, seala Joan Pons, CEO de EffiWork.

EffiWork, la solucin de gestin de personas desarrollada por WorkMeter destaca que, aunque que en muchas empresas son conscientes de este problema, en la mayora no se llega a cuantificar. La compaa espaola pionera en sistemas de medicin de la productividad y control horario recuerda que sistemas de medicin de la productividad permiten la gestin del trabajo por proyectos y por objetivos, lo que facilitan la visin y el conocimiento exacto de lo que est haciendo el empleado y en qu punto se encuentra.

Para Joan Pons, CEO de EffiWork, “a pesar de que el teletrabajo ha aumentado y con l se han reducido los momentos y actividades particulares que robaban el tiempo a los empleados en la oficina, tambin en casa hay otros “ladrones del tiempo” que siguen amenazando la productividad del empleado. El mvil, navegar por Internet, conversaciones telefnicas o teleconferencias interminables pueden alargar nuestra jornada laboral y reducir nuestra efectividad”.

Lo importante es que seamos cada vez ms conscientes de cmo y en qu empleamos nuestro tiempo cada da. Para ello, debemos analizar nuestras jornadas laborales y eliminar lo superfluo, lo que no nos aporta y sin embargo requiere tiempo y esfuerzo. Adquirir e incorporar unos buenos hbitos de trabajo contribuye a sanear nuestras dinmicas laborales, lo que mejorar nuestra gestin del tiempo. Esta es la clave de la eficiencia, ser conscientes de cmo distribuimos nuestras horas de trabajo y cul es el resultado al final de la jornada, de la semana… Con esos indicadores podremos evaluar nuestro desempeo y a partir de ah, analizar y reaccionar para ser ms productivos y obtener mayor rendimiento.

Vicios o ladrones del tiempo en la oficina que reducen la productividad

Uso del mvil. Los smartphones ofrecen cada vez ms posibilidades y potencian nuestras redes de conexin con numerosas personas. Una comunicacin mltiple y continua que, sin embargo, requiere casi constante dedicacin. El mvil constituye el 50% de las distracciones de un empleado en su jornada laboral. Silenciarlo y alejarlo durante la jornada laboral mejorar nuestro rendimiento y concentracin. Tambin conviene limitar las consultas en el mvil durante las pausas del trabajo.
Ser multifuncional. Estar en una tarea, y en otra, y en otra, dificulta la actividad a tu cerebro y es poco operativo. Al tratar de hacer varias cosas a la vez, siempre se corre el riesgo de olvidar una de ellas y dejarla incompleta. Es conveniente por ello, concentrarse en una tarea importante y mantenerse enfocado hasta terminarla antes de comenzar otro cometido. De la misma forma, debemos asignar el tiempo necesario a cada tarea y ternerlo presente cuando planifiquemos nuestra jornada.
Internet. Navegar por la red para informarnos, consultar webs de compras, buscar la emisora de radio, buscar la mejor oferta para volar o alojarnos, explorar nuevas actividades de ocio y horarios, hacer reservas o gestiones bancarias… Internet ofrece infinitas posibilidades al alcance de un click, incontables tentaciones que absorben tiempo de trabajo y reducen la productividad.
Mail. Visitar y revisar el mail es una actividad de alto riesgo para la jornada laboral. Las nuevas prcticas aconsejan cerrarlo tras una primera lectura matinal, ya que dejarlo abierto atraer constantemente nuestra atencin con las alertas y los avisos y nos atraparn revisando uno tras otro.
Redes Sociales e interrupciones de compaeros. Los empleados suelen tener varias y seguir a cientos de cuentas. Hay algunas muy activas que generan gran cantidad de contenido y que llaman la atencin sin parar. No silenciarlas o desactivarlas mientras se trabaja puede dar al traste con horas de trabajo porque su capacidad de atraccin es poderosa y, una vez dentro, se pierde la nocin del tiempo. Si a esto le aadimos las interrupciones de compaeros que vamos recibiendo a lo largo de la jornada en forma de preguntas, dudas, consultas o favores, el tiempo total “perdido” es considerable. Una solucin a estas incursiones en la actividad de los empleados es poder indicar a los dems que estamos inmersos y concentrados en una tarea y que no queremos distracciones. En el caso de estar teletrabajando deberamos poder bloquear las notificaciones del chat o grupo laboral.
Reuniones y teleconferencias. Es una queja comn entre los empleados: demasiadas reuniones poco productivas. Una reunin conlleva una inversin de tiempo y esfuerzo para varias personas. A eso hay que aadir lo que tardarn despus en volver a concentrarse en su tarea. Para que una reunin sea eficaz, en la convocatoria deben figurar los objetivos y la finalidad del encuentro, los puntos o temas a discutir y la duracin estimada de la misma. Tambin es aconsejable reservar las reuniones para discutir los temas relevantes y evitarlas para los ms sencillos.
Paradas para desayunar, tomar caf y fumar. Este tipo de interrupciones acaban pasando factura cuando dejan de ser las necesarias y se convierten en rutinarias y frecuentes. Si al cabo de la jornada laboral sumamos los minutos que empleamos en esta clase de paisas, hay casos en los que pasan de una hora y media.
Aplazar tareas o procrastinar. Dejar para ms tarde o para un mejor momento ciertos trabajos o actividades solo puede generar ms estrs y posteriores sentimientos de culpabilidad. La procrastinacin es una inmensa fuente de insatisfaccin y frustracin. Adems, suele provocar que el producto final sea incompleto o, como poco, mejorable, ya que la falta de tiempo habr impedido perfeccionarlo. El momento adecuado no llegar nunca.
Organizacin Vs desorganizacin. Un buen sistema de organizacin, planificacin y realizacin de tareas ayudar al empleado a tener todo bajo control y a terminado a tiempo, a solucionar imprevistos y a afrontar los nuevos proyectos que vayan llegando. La desorganizacin provoca una prdida de eficacia en el trabajo que repercute en la productividad. Los expertos aconsejan iniciar la jornada laboral organizando y planificando las tareas pendientes, agruparlas segn sus caractersticas y dejando espacio tambin a unas pequeas pausas de descanso saludable. Adems nuestra energa vital y mental durante cada jornada laboral es limitada. A medida que avanza el da, nuestra capacidad de toma de decisiones y nuestra productividad disminuyen y aumenta el riesgo de que podamos cometer errores involuntarios. Es por eso que se recomienda afrontar las tareas ms complejas a primera hora de la maana cuando nuestra mente est fresca, descansada y al 100% de su capacidad cognitiva.
Aprender a decir “no”. Aceptar tareas sin discriminar cules son convenientes o no puede repercutir en la productividad de los empleados. Cuando se asumen trabajos ajenos al objetivo final, se est poniendo en riesgo esa misma meta establecida. Por ello, aplicar la asertividad para rechazar con claridad tareas o actividades que no aportan, es un sano hbito que evitar cargar en exceso la agenda laboral y ayudar a mantener los lmites para salvar el trabajo previsto.

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Fuente: www.rrhhdigital.com

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